Hệ thống POS bán lẻ

Hệ thống POS bán lẻ

Đối với các doanh nhân, tiếng “ka-ching” của máy tính tiền từ lâu đã là âm thanh của âm nhạc. Nhưng ngày nay, máy tính tiền của ngay cả doanh nghiệp bán lẻ nhỏ nhất cũng có thể được kết nối với máy tính thông qua hệ thống “điểm bán hàng” (POS). Các hệ thống này ngày càng phổ biến hơn máy tính tiền thông thường vì chúng không chỉ tính doanh số. Chúng tích lũy thông tin quan trọng, theo thời gian thực về hàng tồn kho và khách hàng của bạn.

Cốt lõi của các hệ thống POS bán lẻ này là máy tính tiêu chuẩn chạy phần mềm POS chuyên dụng, thường có ngăn kéo đựng tiền và máy in hóa đơn, và thường có máy quét mã vạch và đầu đọc thẻ tín dụng. Các nhà cung cấp thường bán các hệ thống này được cấu hình sẵn hoặc bạn có thể thêm các thiết bị ngoại vi này khi nhu cầu của bạn tăng lên. Chi phí thông thường có thể dưới 1.500 RM.

Bạn nhận được gì cho khoản đầu tư của mình? Không còn nghi ngờ gì nữa, lợi thế lớn nhất là khả năng có được đánh giá chính xác, cập nhật từng phút, ngay lập tức về hàng tồn kho của bạn. Mỗi lần bạn thanh toán cho khách hàng, hàng hóa bạn tính tiền sẽ được trừ ngay khỏi danh sách hàng tồn kho của bạn, được lưu trên ổ cứng của hệ thống.

Hàng tồn kho đó có thể lớn đến mức đáng ngạc nhiên. Ví dụ, nhiều cửa hàng quần áo boutique sẽ dự trữ SKU lên đến hàng nghìn, với số lượng thực tế vượt quá 10.000 mặt hàng. Điều tương tự cũng đúng đối với các cửa hàng bán mọi thứ từ xe đạp đến máy ảnh đến mỹ phẩm. Việc theo dõi hàng nghìn mặt hàng tạo nên một doanh nghiệp nhỏ có thể là một công việc thực sự khó khăn. Tuy nhiên, việc liên tục giữ các mặt hàng khó tìm trong kho có thể tạo nên lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ lớn hơn nhiều. Làm thế nào để đạt được sự cân bằng?

Một hệ thống POS tốt có thể giúp ích, cho phép bạn thiết lập cảnh báo cho bạn biết khi nào một mặt hàng nhất định ở thời điểm đặt hàng lại. Khi đến lúc đặt hàng lại, một số hệ thống POS sẽ cho bạn biết cả mức giá gần đây nhất mà bạn đã trả cũng như mức giá trung bình mà bạn đã trả trong quá khứ. Cả hai đều có thể giúp bạn đạt được thỏa thuận tốt nhất với các nhà cung cấp của mình. Ngoài giờ làm việc, bạn có thể chạy báo cáo cung cấp cho bạn hoạt động tồn kho trong ngày, tuần hoặc tháng. Để có được bức tranh toàn cảnh, một số hệ thống POS cho phép bạn theo dõi hàng tồn kho của mình theo từng năm, cho phép bạn so sánh các đơn đặt hàng của năm nay với các đơn hàng của năm ngoái. Làm như vậy có thể giúp bạn dự đoán nơi bạn muốn hướng đến trong những tháng tới.

Kiểm kê là một trong những nhiệm vụ tốn nhiều thời gian và công sức nhất mà mọi chủ cửa hàng phải đối mặt. Đây cũng là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất. Có quá nhiều hoặc quá ít hàng tồn kho đều tốn kém. Theo Liên đoàn Bán lẻ Quốc gia, các nhà bán lẻ Hoa Kỳ mất $224 tỷ do tồn kho quá mức và $45 tỷ do không có hàng tồn kho trong kho. Mặc dù việc có hệ thống POS theo dõi hàng tồn kho của bạn không thay thế cho việc kiểm kê hàng tồn kho thực tế, nhưng nhiều chủ cửa hàng thấy rằng họ có thể giảm số lần mỗi năm phải thực hiện nhiệm vụ tốn nhiều thời gian này. Và khi đến lúc, việc sử dụng máy quét cầm tay không dây kết hợp với hệ thống POS có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian, tiết kiệm nhiều giờ trong quá trình này.

Ngoài việc theo dõi hàng tồn kho, một hệ thống POS bán lẻ tốt sẽ giúp bạn biết khách hàng tốt nhất của mình là ai và họ thích gì. Với lịch sử mua hàng của khách hàng hiển thị ngay tại quầy thu ngân, chủ vườn ươm có thể thông báo cho người yêu hoa hồng trà về lô hàng hoa mới. Chủ cửa hàng máy ảnh có thể nói với nhiếp ảnh gia động vật hoang dã về loại phim 35mm tốc độ cao mới lý tưởng để chụp ảnh chim ăn thịt đang bay. Ngược lại, chủ cửa hàng phụ tùng ô tô có thể truy vấn hệ thống POS bằng cách quét mã vạch nhanh để trả lời câu hỏi của khách hàng về tình trạng sẵn có của phụ tùng thay thế.

Tóm lại là: Trong một doanh nghiệp được quản lý tốt, điểm bán hàng không chỉ là nơi thu tiền. Với thiết bị phù hợp, nó sẽ trở thành trung tâm dịch vụ chiến lược của bạn, nơi sẽ giúp bạn phát triển doanh nghiệp và giữ chân khách hàng.